契約検査課の牧原圭が折原に相談にきたのは、十一月の半ばだった。

　　　

四十二歳。主任。契約事務と工事検査を担当して十年になる。物静かで、余計なことを言わない。直接の接点はなかったが、庁内の文書管理に詳しいと聞いて、訪ねてきたらしい。

「サーバーのシステム更新で、古い共有フォルダが一部見られなくなりました」

「保存期間が切れているものですか」

「切れているものもあります。ただ、実務上は参照していたものもあって」

折原はメモを取った。

「具体的にどういったファイルですか」

「工事の積算に使う単価データと、過去の仕様書の参考資料です。毎年度の積算をする際に、前年の単価との比較で使っていました」

「保存期間は」

「契約関係の文書は五年です。七年前のものは保存期間が切れています」

「七年前のデータを今も参照していた」

「そうなんです」

折原は少し考えた。

「なぜ七年前のものが必要だったんですか」

「単価の経年変化を見るためです。五年だけだと傾向が読みにくい。七年、八年の変化を見た方が、積算の精度が上がる」

「それは引継書に書かれていましたか」

「書かれていませんでした。私が着任した時の先輩から、口頭で教えてもらいました」

また口頭伝承だ、と折原は思った。

折原はDX推進課に状況を確認した。

日下部が対応してくれた。

「システム更新で、旧サーバーのフォルダ構造が変わりました。保存期間が切れているものは自動的に閲覧制限がかかっています」

「閲覧制限がかかっているだけで、データは消えていないんですか」

「データは残っています。ただ、通常の操作では開けない。管理者権限が必要です」

「管理者権限で開ければ、見ることはできるんですね」

「技術的には。ただ、保存期間が切れているものを業務で参照することが、文書管理規程上どう扱われるかは、行政管理課の判断になります」

折原は頷いた。それが問題の核心だった。

折原は牧原に説明した。

「技術的にはデータは残っています。ただし、保存期間が切れているものを正式に参照するには、文書管理規程上の整理が必要です」

「整理というのは」

「保存期間を過ぎた文書を業務で使い続けるためには、正式に保存期間を延長するか、必要な情報を新しい文書として再構成するか、どちらかの手続きが必要です。非公式に参照し続けることは、規程上問題があります」

「では、今まで私たちがやってきたことは」

「当時の規程の解釈が曖昧だったと思います」と折原は言った。「悪意があったわけではないと思います。ただ、保存期間を超えた文書の参照については、正式な手続きを整理しておく必要があります」

精度の高い積算をしたかっただけだろう。そのために七年前のデータを参照していた。それが今、規程上の問題として浮上している。

牧原が沈黙のあと、意外な名前を口にした。

「宮野さんに確認してきます。教育総務課の課長補佐ですよね」

「なぜ宮野さんに」

「以前、別の案件で相談した時に、制度の整理が得意だと言ってました。こういう規程上の扱いについて、助言をもらえるかと思って」

「構いませんが、行政管理課が直接の担当です。最終的な判断は行政管理課と所管課が行います」

「分かりました。折原さん、後でまた相談してもいいですか」

「はい」

牧原が去っていった。折原は机に向かい、今日分かったことをメモにした。

保存期間切れのデータを実務で参照していた。システム更新でアクセスできなくなった。正式な手続きは踏んでいなかった。積算の精度向上という正当な理由があった。しかしその理由は、どこにも書かれていなかった。

牧原が宮野に相談に行った午後、折原は地下に降りた。別の案件で古い書類の所在を確認する必要があったからだ。行き先の地下文書庫は地下資料室に隣接している。折原が月に一、二度は来る場所だ。

扉を開けると、珍しく人がいた。

六十代に見える男性が、段ボール箱の前にしゃがんでいた。箱の中身を確認しながら、何かを選り分けている。

折原が声をかけた。

「失礼します。何か探していますか」

男性が振り返った。

「ああ、驚かせてすまない。総務課の西田克己です。今月末で定年なので、担当案件の整理をしていて」

折原は西田の作業を見た。段ボール箱には紙の書類が詰まっていた。隣に、USBメモリが一本置かれているのに気づいた。

西田が折原の視線に気づいたらしく、聞こえるような独り言を口にした。

「これは……使わない方がいいよな」

西田はUSBメモリを手に取ると、しばらく迷うような素振りをしていた。そして、静かに段ボールの脇に置いた。

「長年やってきた案件で、残しておきたいものがあって。保存期間が切れているものもあるし、どうすればいいか分からなくて」

折原は西田の隣にしゃがんだ。

「どういったものを残したいと思っていますか」

「随意契約の経緯です。競争入札でなく随意契約にした案件がいくつかあります。当時の判断理由を、次の担当者に伝えたくて」

「その判断理由は、今の文書に残っていないんですか」

「稟議書には残っています。でも、詳しい経緯、業者の技術力の条件とか、設備の特殊性とか、そういうことは事前に決めることが出来なくて、口頭でのやり取りしたことも多かったんです」

折原は頷いた。

「それでUSBを用意したんですね」

「ええ。でも、個人のUSBに入れることは良くないと分かってます。それでも、次の担当者を困らせるのが嫌だったので」

折原は西田に問題点を指摘した。

「随意契約の判断理由を残したいという気持ちは、正しいと思います。ただ、USBへの保存は問題があります。紛失した時に情報が漏れる可能性がある。それに、個人の私物での管理は、文書管理規程上も問題です」

「どうすればいいでしょう」

「残す価値があると判断した情報は、正式な文書として新しく登録することができます」と折原は言った。「随意契約を選択した理由の類型を整理する。個社名や具体的な経緯ではなく、判断の基準を書く。そういう文書なら、正式な引継書として残せます」

「個社名は書かないんですか」

「開示請求の際に、黒塗りとなる情報は、請求者側に疑義が残ります。どういう状況の時にどういう判断をしたか、という基準で残しておけば、安心して残せると思います。それが次の担当者の助けになります」

「今から書けますか。今月末に退職するので、余裕がないのですが」

「今から書いても間に合います。A4数枚でいいんです。一日あればできます。一緒に確認します」

西田が折原を見た。

「行政管理課の方が、手伝ってくれるんですか」

「はい。こういう文書を残すことが、私の仕事でもあります」

西田が立ち上がった。USBメモリを段ボールのうえに置いて、箱を抱えた。

「明日、行政管理課に伺います」

翌日、西田が行政管理課に訪れた。

折原と二時間かけて、随意契約の判断記録の草稿を作った。

個社名は書かない。技術的に特殊な設備の保守については、同等の技術を持つ業者が限られる場合がある。施設の継続的な維持管理において、過去の工事経緯や設備仕様の把握が必要な場合がある。こういった類型と、それぞれの判断の基準を整理した。

折原は、最後に一項目追加することを提案した。

「これを読んだ次の担当者が、疑問を持った時に参照できる関連文書の所在も書いておきましょう。随意契約の稟議書は何年度分がどこに保存されているか」

「稟議書は、保存期間内のものは今のシステムにあります」

「ではその所在を記録しましょう。保存期間が切れた後でも、必要性が高いと判断されれば、所管課が申請して延長できます。その手続きの案内も添えておきましょう」

一時間後、草稿が完成した。A4で三枚。

「これで良いでしょうか」と西田が言った。

「十分だと思います。個人のUSBに入れようとしていたものより、ずっと長く残ります」

西田が草稿を見た。

「正式な引継書として登録できますかね」

「できます。行政管理課の文書管理システムに登録します。次の担当者が引継ぎを受ける時に、案内できるようになります」

西田はしばらく草稿を見ていた。それから言った。

「USBを使わなくて良かった」

「はい」と折原は言った。「残すなら、正式な形で残す方が、長く残ります」

（本文サンプル）ここに二章目の本文が入ります。……

牧原が戻ってきたのは、西田が帰った後だった。

広げられた手帳には、メモがいくつか書かれていた。

「積算単価の件ですが、宮野さんに整理してもらいました」

「どういう整理でしたか」

「七年以上前のデータを参照したいなら、保存期間の延長申請をするか、必要なデータを新しい分析資料として再構成するかのどちらかだと。裏で残し続けることは問題がある、という点は折原さんと同じでした」

「そうですね」

「それで、宮野さんに『今まで参照していた理由を文書に残してはどうか』と言われました。七年分のデータを見てきた経験から、どういう傾向が読み取れるか、その知見を文書として残す。過去のデータそのものではなく、過去のデータから得た知恵を残す、という考え方です」

折原は頷いた。

「それは良い方向だと思います」

「やってみます。積算単価の経年変化の傾向分析として、正式な参考資料を作ります。データそのものは保存しないが、データから読み取れることを残す」

その日の夕方、四階にいる響矢律が、折原の机の前に来た。

「積算データの件、聞きました」

「牧原さんから？」

「財政課にも相談に来ました。気になったので、一言だけ言っておきます」

響矢が返事を待たずに続けた。

「判断理由が残っていない資料を残しても、次の担当者には使えません」

「どういう意味ですか」

「理由がなければ、次の担当はそのデータが使えるかどうか判断できないからです」

折原は響矢の言葉を書き留めた。

「だから、牧原さんがやろうとしている傾向分析は正しい方向だということですか。理由とともに残すことが」

「そうです。他でも、同じように進めてください」

響矢がそれだけ言うと、エレベーターホールへ歩いて行った。

一週間後、牧原が積算単価の傾向分析資料を完成させた。

過去七年間で単価がどう推移したか、どの材料費が上昇傾向にあるか、地域差がある品目はどれか。数値そのものではなく、数値から読み取れる傾向と、その傾向を踏まえた積算上の注意点。A4で五枚の資料になった。

折原はその資料を見て、一か所だけコメントした。

「作成の経緯を一行書いてください。なぜこの資料を作ったか」

「どう書けばいいですか」

「『システム更新により保存期間切れの積算データが参照困難となったため、過去の経験知を参考資料として再構成した』で良いと思います」

牧原がその一行を加えた。

「これが判断記録というものですか」と牧原が聞いてきた。

「そうです」と折原は言った。「残すべき価値があるなら、公文書として登録する。裏で残すのではなく、正式な形で」

裏で残すのではなく、公文書として登録する。残すべき価値があると判断したなら、正式な形で残す。個人の記憶も、市民の記憶も、形にしなければ消える。形にできないものは、次の担当者には届かない。