判断記録制度を所管する部署は、長谷のいる資産経営部とは別の階にあった。

表札には、「企画政策課」とだけ記されている。

皆川と田丸が通されたのは、四人ほどで使う小さな会議室だった。

折原悠斗は、約束の時間より十分ほど早く現れた。

四十代半ば。制度紹介のウェブサイトに掲載されていた写真よりも、顔立ちの角が取れ、落ち着いた印象を受ける。ワイシャツの上に、グレーのカーディガンを羽織っていた。

差し出された名刺には、「企画政策課課長補佐」とある。

皆川が研究の概要を説明し終えると、折原は静かに頷いた。

「判断記録制度について調べていらっしゃるんですね」

「はい。制度を導入した後、どのように運用されてきたのかを伺いたいと思っています」

皆川は、長谷にも尋ねた問いから始めた。

「制度を運用する中で、最も大事だと感じていることは何でしょうか」

折原は、すぐには答えなかった。

考えているというより、複数ある答えの中から、今伝えるべき言葉を選んでいるように見えた。

やがて、ゆっくりと口を開いた。

「結果ではなく、判断そのものを残すことだと思います」

「結果ではなく、判断を残す」

折原は手元のファイルから一枚を抜き、皆川の方へ向けた。

用紙には、施設名、作成日、判断の結論、短い経緯が記されている。

「修繕したのか、廃止したのか、複合化したのか。結果だけなら、施設白書を見れば分かります」

折原は、用紙の中央を指した。

「でも、なぜその時に、その判断をしたのか。どの情報を見て、何を優先したのか。それが残っていなければ、次に似た状況を担当する人が、また同じところから悩むことになります」

皆川は、その言葉をメモに取りながら、もう一段踏み込んだ。

「具体的には、どのような形で残しているんですか」

「判断記録票という様式を使っています。長谷さんの部署が更新している施設情報と、財政課が持つ維持費や将来負担の数字を横断的に確認して、何を優先して判断したのかを一枚にまとめます。最終的に承認した職員の役職と氏名も記録します」

「制度としては、いつ頃から始まったのでしょうか」

「十年ほど前です。最初の頃は、どの案件を対象にするか、何を記載するか、誰が承認するか。それを決めるだけで、随分時間を使いました」

折原は、手元の記録票に視線を落とした。

「今は、項目を細かく整えることよりも、書くこと自体を止めない方が大事だと思っています」

隣でノートを取っていた田丸が、小さく頷いた。

皆川には、折原の説明が、これまで読んできた制度資料よりも、はるかに具体的に思えた。

様式や保存年限ではなく、制度が何を防ぐために存在するのかが、言葉の中にはっきり表れていた。

「書くことを止めない、という姿勢が、特に問われるのはどのような時ですか」

「担当者が替わる時です」

折原は、迷わず答えた。

「新しい担当者が過去の判断記録を読めば、なぜ今の状態になっているのかが分かります。読まなければ、また一から同じ資料を探して、同じ議論を繰り返すことになります」

「記録があるだけでは、足りないということですか」

「はい。見つけられて、読まれて、判断に使われて初めて、残っていると言えると思います」

皆川は、ペンを止めた。

長谷は、施設の情報を更新し続けていた。

折原は、その情報を使って下された判断の理由を残していた。

別々の取組ではない。

現状を更新し、その時点での判断を記録し、次の担当者が再び使う。二つの仕組みが、循環するようにつながっていた。

面談を終え、二人は礼を告げて会議室を出た。

廊下を歩きながら、田丸が口を開いた。

「先輩、今日の折原さんの話、かなり具体的でしたね」

「うん。長谷さんの部署とも、この後に伺う財政課とも、つながっていると言っていた」

「結果じゃなくて、判断を残す、ということですよね。データだけ残っていても、なぜその結論になったのかが分からなければ、次の人は使えない」

「そうだね」

皆川は頷いた。

これまでフィールドノートに書き留めてきた断片が、少しずつ一つの構造に近づいている感覚があった。

その夜、皆川はフィールドノートを開いた。

フィールドノート③

対象：折原氏

所属：青葉市企画政策課

主要発言：

「結果ではなく、判断そのものを残す」

制度の概要：

判断記録票という具体的な様式が存在する。

施設情報の更新データ、維持管理費、将来負担などを横断的に確認し、何を優先して判断したのかを一枚にまとめる。結論だけでなく、判断理由、参照した情報、承認者を記録する。

考察：

施設白書が示すのは、「現在、施設がどうなっているか」である。

判断記録票が残すのは、「その時、なぜその結論を選んだか」である。

担当者が替わっても、過去の判断理由を確認できれば、同じ調査と議論を一から繰り返さずに済む。

長谷氏の「更新を止めない」と、折原氏の「判断を残す」は、別々の仕組みではない。

現状を更新し、判断理由を記録し、次の担当者がそれを使う。

仮説3：

知見が根付くためには、情報を更新する仕組みだけでなく、判断理由を次の担当者が利用できる形で残す仕組みが必要である。

追加確認事項：

折原氏は「見つけられ、読まれ、使われて初めて、残っていると言える」と述べた。

記録の作成だけでなく、検索・閲覧・利用まで含めた運用が、制度定着の条件である可能性がある。