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急ぐ理由 第3話

一度だけ

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大滝野生活改善センターは、集落の入口にあった。

平屋。鉄骨造。築三十八年。壁のモルタルに、縦のひびが何本か走っている。

黒瀬は屋上に上がった。防水層の表面が、ひび割れて反り返っている。端の方は、めくれて下地が見えていた。

「五年は持ちませんね」

樫村悠が言った。手にした端末で写真を撮っている。

「三年だな」

黒瀬は即答した。

中に入ると、床にワックスがかかっていた。掲示板に、行事の予定表が貼ってある。四月、総会。六月、草刈り。九月、敬老会。十月、秋祭り。

三崎は、利用実績の帳簿を借りて数字を写した。

昨年度の年間利用日数は、九十七日。うち定例の利用は四十二日。残りが、地区行事とその準備だった。

帳簿を返しに事務室へ行くと、鍵の管理をしている女性がいた。

「調査ですか」

「施設の状況を見に来ました」

「なくなるんですか、ここ」

三崎は、答え方に迷った。

「今の段階では、何も決まっていません」

女性はうなずいて、それ以上は聞かなかった。

帰り際、鍵の受け渡し簿が目に入った。使用者の欄に、同じ名前が何度も並んでいる。三崎はそれを、書き写さなかった。

「維持費は」

黒瀬が聞いた。

「光熱水費、警備、清掃、点検で、年間およそ三百万です」

三崎が答えた。

「利用一日あたり、三万円か」

黒瀬は台帳を閉じた。

樫村が顔を上げた。

「日数だけで割るんですか」

「他に何がある」

「行事の日は、地区の人が百人以上来ます。定例の使い方とは、規模が違います」

黒瀬は、樫村の方を見た。

「その数字はあるか」

「祭りの実行委員会が、参加者を数えてます。去年は百四十人」

「借りてこい」

樫村は少し驚いた顔をした。

黒瀬は続けた。

「数えたものは、資料に入れる。入れた上で、どう評価するかを決める」

翌週、資料の原案ができた。

三崎が組み、樫村が現地の写真と行事の記録を添えた。

黒瀬はそれを一枚ずつ見ていった。

「行事利用の欄を、別立てにしろ」

「別立て、というと」

「定例利用の稼働率と、同じ表に並べるな。性質が違う数字を一つの表に入れると、どちらも説明できなくなる」

三崎は指示どおりに直した。

定例利用の欄と、行事利用の欄が、別々の頁になった。

黒瀬は、それを見て少し考えていた。

「本会議の資料は、何枚までだ」

「例年、施設一件につき二枚です」

「なら、二枚に収めろ」

「行事の欄は、どうしますか」

「補足資料に回す」

黒瀬はそう言った。

「配布はする。説明の時間は、定例利用の方に使う」

その週の金曜、黒瀬は最終版を確認した。

本会議用の二枚には、築年数、劣化状況、年間維持費、定例利用日数、利用一日あたり単価が並んでいた。

行事利用の欄は、なかった。

補足資料の束は、机の脇に積まれている。三崎が二十部作っていた。

「補足、何部いる」

黒瀬が聞いた。

「委員の数だけ用意しました」

「本会議は時間が短い。全部配ると、どれを見ればいいか分からなくなる」

黒瀬は補足資料の束を手に取った。

「必要なら、聞かれた時に出す」

三崎は、その言葉に少しだけ引っかかった。

聞かれなければ出さない、ということになる。

だが、黒瀬の言うことも分かった。二時間の会議で、十件の施設を審議する。全部の補足を配れば、資料は百枚を超える。

「分かりました」

三崎はそう答えた。

その日の夕方、財政課から電話があった。塩谷だった。

「大滝野、本会議に出すそうですね」

「はい」

「資料、二枚ですか」

「例年どおりです」

塩谷は、すぐには続けなかった。

「あそこは、うちが二年、改修を落としてます。落とした側が言うことじゃないですが」

そこで、言葉が切れた。

「何でしょうか」

「いえ。会議で聞きます」

電話は切れた。

三崎は受話器を置いてから、机の脇の補足資料を見た。

樫村が、金曜の夕方に課へ戻ってきた。

祭りの実行委員会から、参加者名簿の写しを借りてきていた。

「入れてもらえますか」

「補足に入れる」

黒瀬は言った。

「本会議の資料は、もう固めた」

樫村は、束を手に持ったまま立っていた。

「あの、この数字も必要では」

「今回は日常的な利用状況を評価する」

黒瀬は即答した。

「行事は年に数回だ。定例の比較には含めない」

「でも、地区にとっては……」

「必要なら、質問が出る」

樫村はそれ以上言わなかった。

黒瀬が席を立ったあと、樫村は名簿の写しを自分の机に置いた。

しばらくして、それを補足資料の束の中ではなく、自分の端末の中に取り込んだ。

理由は、自分でもうまく説明できなかった。

会議の前夜、黒瀬は執務室で二枚の資料を読み返していた。

数字に、誤りはない。

行事があること自体を隠してもいない。補足資料には載っている。

ただ、意思決定の場に出てくるのは、定例利用の稼働率だけになる。

黒瀬は、それが少し引っかかった。

町民会館の時、利用者属性調査は判断の場に出なかった。誰も削ろうとしたわけではない。ただ、出さなかった。

それを、自分は六年の遅れの原因だと思っている。

今回は、逆だ。出せば、決まらなくなるかもしれない。

黒瀬は、資料を閉じた。

一度だけだ。

そう考えた。

この施設は、どのみち三年で防水が切れる。決めなければ、また同じことになる。

黒瀬は電気を消して部屋を出た。

補足資料の束は、机の脇に積んだままだった。

この話のFM豆知識

FMの教訓:短い会議資料にも、定例利用と行事利用の違いを記し、詳しい資料の場所を示す。

◆ この話で扱う仕事

関係するFMの仕事:財務・供給の評価/統括マネジメントのデータ管理

施設を比べる数字には、何を数えたかを添えます。定例の活動で使った日数と、祭りなどの行事も含めて使った日数では、数える対象が違います。「利用一日当たりの費用」なら、費用をどの日数で割ったかを記します。また、利用できる時間のうち実際に使った時間の割合を示す「スペース稼働率」とも分けて扱います。

◆ 判断に関わる情報は、会議で使う資料から分かるようにする

定例利用が少なくても、祭りや防災訓練では多くの人が集まる施設があります。定例利用だけを会議資料に載せると、参加者は他の利用があると知らないまま判断するかもしれません。詳しい集計を別紙にする場合も、行事の種類、利用の規模、別紙の番号や保存場所を会議資料に記し、必要な説明を行います。

◆ 省略を認めるときは、今回限りか、次も使うかを決める

時間がないために確認を省き、結果として問題が表れなかった場合、その省略が次の案件でも続くことがあります。何を省いたか、なぜ省いたか、誰が認めたかを残します。結果がよかった場合も、見落としがなかったかを確かめ、次の案件で同じ省略をしてよいかは改めて判断します。

◆ 物語の場面

大滝野では、定例利用が少ない一方、秋祭りや防災訓練には多くの人が集まっていました。会議で使う二枚の資料には、定例利用日数や一日当たりの費用が載り、行事利用は補足資料へ回ります。黒瀬は、聞かれたら補足を出すことにして、会議では配りません。資料の数字を偽らなくても、判断する人に伝わらない利用実態が残ります。

■ 担当者が行うこと

短い資料には、結論とともに、結論を選ぶうえで注意すべき事実を記してください。例えば、定例利用が少なくても、行事で多数が使うなら、その内容も載せます。詳しい資料の番号や保存場所を示し、判断する人が読めるようにします。確認を省く場合は、理由、承認した人、対象の案件、次回の扱いを残します。

確認する法令・計画・庁内のルールなど

  • 各自治体の決裁・文書管理規程:会議や決裁で使った資料、補足資料、起案の理由を、後から確認できるように保存します。
  • 各自治体の情報公開条例:開示請求を受けた際の手順や、公開できる範囲を確認します。文書の作成・保存は文書管理の規程に従い、開示の判断と分けて扱います。
つづく

※本作はフィクションです。登場する人物・団体・自治体等はすべて架空であり、実在するものとは関係ありません。作中の制度・法令に関する記述は一般的な説明であり、最新情報は関係省庁にご確認ください。詳しい注記はこちら