五月。三階と二階の改修に向けて、書庫と倉庫の整理が本格化した。

二年前の面積の見込みで、書庫の縮小分を織り込んでいる。実際に落とさなければならなかった。

地下一階の文書庫を開けると、想定を超える量が出てきた。

「全部スキャンして、捨てましょう」

乾が言った。

効率的である。面積も減る。検索もできるようになる。

石末が止めた。

「全部は無理だ」

「どうしてですか」

「保存年限が来てないものは捨てられん。年限が過ぎても、原本でなきゃ意味がないものがある。歴史資料に回すものもある」

石末は棚の一角を指した。

「そのへんは、同じもんが何部もある。それは重複だ。基準が違う」

乾が反論した。

「一つずつ判断していたら、工期に間に合いません」

長谷は、仕分けの区分を立てた。

現用。保存期間中。保存期間が満了したもの。原本でなければならないもの。歴史資料の候補。重複資料。

そして、原則を一つ置いた。

電子化と、廃棄の判断を、同じ作業にしない。

スキャンしたから捨てていい、ではない。捨ててよいかどうかは文書の性質で決まる。電子化は、そのあとの保管方法の話である。

この区分に沿って進めると、大量に出てきたものがあった。

念のため取ってあった写しの束。同じ通知が三つの課にそれぞれ保管されていたもの。誰も見返したことのない控え。

作業は進んだ。

六月のある日、長谷は古い図面の束を見つけた。

一九八〇年代の空調改修の完成図である。

余白に、当時の担当者の手書きの書き込みがあった。

なぜこの方式を選んだのか。何と比較したのか。何を諦めたのか。それが、短く記されている。

長谷は手を止めた。

廃棄の対象として扱ってよいのか、判断がつかなかった。保存年限だけの話ではない。歴史資料として残すべきかどうかも、確認が要る。

そして何より、そこに書かれた理由は、他のどこにも残っていなかった。

紙を減らすことと、理由を失うことは、別の問題である。

長谷は、その図面を別の箱に入れた。

七月。文書庫の一角が空いた。

空いた床は、そのまま面積の計画に組み込まれた。四階に戻せる分のキャビネットが、各課へ返っていった。

長谷は、自分たちが今作っている資料のことを考えた。

三層減築を選んだ理由。目標とした性能。一階の補強で何を守ったか。市役所を六つに分けたときに、何を優先したか。

それらは今、決裁の文書として残っている。決裁の文書には、結論が書いてある。

三十年後、誰かがこの建物にまた手を入れるとき、なぜこうなっているのかは読み取れるだろうか。

長谷は、その日の作業記録の末尾に、一行だけ書き足した。

なぜそう決めたかを、書いておく。